Artikel 1: Doel en taken
1.1 De Dorpsraad heeft als doel het vertegenwoordigen van de belangen van de inwoners van het dorp en het bevorderen van de leefbaarheid en gemeenschapszin.
1.2 De taken van de Dorpsraad omvatten onder andere:
– Het organiseren van activiteiten ter bevordering van de leefbaarheid;
– Het fungeren als adviesorgaan naar de gemeente en andere instanties;
– Het verzamelen en bespreken van ideeën, wensen en zorgen van de dorpsbewoners.
Artikel 2: Samenstelling
2.1 De Dorpsraad bestaat uit de leden van het bestuur en de coördinatoren van de werkgroepen.
2.1.1 Het bestuur van de Dorpsraad wordt gevormd door een voorzitter, secretaris en penningmeester en minimaal 2 en maximaal 4 algemene leden. Zij worden gekozen door de Algemene Leden Vergadering van de Dorpsraad. Een bestuurslid is altijd tevens contactpersoon voor een werkgroepcoördinator of is zelf een werkgroepcoördinator.
2.1.2 De werkgroepcoördinatoren worden aangesteld door de Dorpsraad en zijn verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van specifieke taken en projecten. (Zie bijlage voor beschrijvingen van de werkgroepen).
Artikel 3: De werkgroepen
3.1 Werkgroepen zijn zelfsturende teams die bestaan uit dorpsbewoners die rond een bepaald thema activiteiten organiseren die de leefbaarheid van het dorp bevorderen.
3.2 Elke werkgroep is verantwoordelijk voor een specifiek aandachtsgebied of project en heeft de vrijheid om binnen de vastgestelde doelen en budgetten te handelen.
3.3 De coördinatoren verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van hun werkgroep(en) . met inbegrip van de communicatie met het bestuur.
3.4 De Dorpsraad kent twee vaste werkgroepen:
• Communicatie;
• Financiën.
Daarnaast kent de Dorpsraad in 2024 5 werkgroepen met een specifiek aandachtsgebied:
• Wonen;
• Zorgzaam dorp;
• Duurzaamheid
• Activiteiten;
• Ruimtelijke ordening.
3.5 Elke werkgroep bestaat uit een coördinator en één of meerdere leden. Zij organiseren activiteiten.
3.6 Als een werkgroep geen activiteiten meer organiseert kan de Dorpsraad de werkgroep opheffen.
3.7 Als minimaal drie dorpsbewoners een werkgroep willen starten en daarbij onder de paraplu van de Dorpsraad willen opereren, dan kunnen zij daarvoor een aanvraag indienen bij de Dorpsraad. Hiervoor wordt een beschrijving van de doelstelling en de activiteiten ingediend. De Dorpsraad beslist of de werkgroep deel kan uitmaken van de Dorpsraad.
Artikel 4: Vergaderingen
4.1 Dorpsraad
4.1.1 De Dorpsraad vergadert minimaal vier keer per jaar, waarbij de voorzitter van het bestuur de vergaderingen leidt.
4.1.2 Vergaderdata en -tijden worden aan het begin van het jaar vastgesteld en gecommuniceerd naar de leden en dorpsbewoners.
4.1.3 De leden van de Dorpsraad ontvangen minstens een week van tevoren de agenda met relevante stukken.
4.1.4 Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij de voorzitter bij gelijk aantal stemmen de beslissende stem heeft.
4.1.5 Iedere werkgroep is er voor verantwoordelijk dat minimaal twee leden de werkgroep vertegenwoordigen. Dit kunnen zijn: de coördinator, een werkgroeplid of een bestuurslid-contactpersoon.
4.1.6 Indien de coördinator verhinderd is, kan een ander werkgroeplid de coördinator vervangen.
4.1.7 De vergaderingen van de Dorpsraad zijn openbaar, tenzij de voorzitter de vergadering of een deel daarvan als besloten bepaalt. Bij voorkeur melden geïnteresseerden zich van te voren aan.
4.2 Het Bestuur
4.2.1 Het bestuur vergadert maandelijks, met uitzondering van de vakantiemaanden.
4.2.2 Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van de Dorpsraad.
4.2.3 Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij de voorzitter bij een gelijk aantal stemmen de beslissende stem heeft.
4.2.4 Alle leden van de Dorpsraad ontvangen de agenda en het verslag van de vergaderingen van het bestuur.
4.2.5 Werkgroepen kunnen agendapunten aandragen en zichzelf uitnodigen bij een vergadering van het bestuur.
4.2.6 Alle werkgroepleden kunnen de vergaderingen van het bestuur bijwonen. Zij melden dit vooraf bij de voorzitter.
Artikel 5: De werkwijze
5.1 Iedere werkgroep levert ideeën en activiteiten aan voor het jaarplan. Deze worden in de derde vergadering van het jaar van de Dorpsraad geïnventariseerd.
5.2 Als de meerderheid van de Dorpsraad in grote lijnen akkoord is, werken de werkgroepen hun ideeën uit en stellen een korte beschrijving en financiële onderbouwing op.
5.3 In de vierde vergadering van het jaar stelt de Dorpsraad het jaarplan en de begroting zoals deze ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de ALV vast.
5.4 Binnen de kaders van het jaarplan en de toegekende financiële middelen kunnen de werkgroepen zelfstandig aan de slag.
5.5 In de eerste vergadering van het jaar wordt het jaarverslag en de financiële verantwoording van het voorgaande jaar, zoals deze ter goedkeuring aan de ALV wordt voorgelegd, door de Dorpsraad vastgesteld.
5.6 Tijdens alle vergaderingen van de Dorpsraad informeren de werkgroepen elkaar en het bestuur de werkgroepen over de stand van zaken van hun activiteiten.
Artikel 6: Wijzigingen in het huishoudelijk reglement
6.1 Dit huishoudelijk reglement wordt over twee jaar door de Dorpsraad geëvalueerd en eventueel bijgesteld.
Grijpskerk juni 2024